Boligstøtte helt uden papir

Posted on januar 15, 2008
Filed Under Artikelarkiv, KMD-Magasinet

KMD-magasinet, januar 2008.
Det kræver to skærme at have papirløst overblik over en sag om boligstøtte, men sammen med integrationen mellem KMD Sag og kommunens ESDH-system giver de to skærme en fuld digital arbejdsgang for sagsbehandlerne i Ringsted Kommune – og de er begejstrede.

Sagsbehandler Ingelise Pedersen fra ingsted Kommune har gennem mere end
et kvart århundrede fl yttet tonsvis af brune mapper med sager om boligstøtte fra den
ene side af skrivebordet til den anden. I 37 år har hun arbejdet med boligstøtte, og boligstøtteveteranen har nu som den første i Danmark fået mulighed for at klare hele processen digitalt. Hun har nemlig været med i pilotforsøget om de første åbne standarder til integration mellem KMD’s fagsystemer og systemer til Elektronisk Sagsstyrings- og Dokumenthåndtering, ESDH.
’Mange ting bliver meget bedre, når vi får det hele over i ESDH-systemet. Men allerede nu sparer vi en arbejdsgang i KMD Sag, og det giver bedre kvalitet i arbejdet,’ siger Ingelise Pedersen.
Da kommunen i 2005 erstattede de mange brune sagsmapper med digital sagsbehandling
med ESDH-systemet, udviklede Ingelise Pedersen sin egen, hjemmelavede sagsbehandling for at behandle sagen i både ESDH-systemet Acadre fra Traen og fagsystemerne KMD Sag og KMD Boligstøtte.
’Før skulle jeg huske mange data og mange funktioner i de forskellige systemer,
så jeg printede simpelthen sagen fra ESDH-systemet og gik ned for enden af gangen
og hentede printet. Når jeg så havde udfyldt det, jeg skulle i alle systemerne, smed
jeg papirerne i skraldespanden,’ fortæller Ingelise Pedersen med et grin.

ØGET EFFEKTIVITET TRODS PILOTTEST

Da it-afdelingen hørte om den bøvlede procedure, skyndte de sig at sætte en ekstra
skærm op på Ingelise Pedersens skrivebord, så hun kunne have to systemer åbne
samtidig.
’Jeg er utroligt heldig, fordi jeg fik de to skærme. Nu fungerer det. Og det giver
mere ro, at jeg ikke skal huske alle de tal, der skal overføres fra det ene til det andet,’
forklarer hun.
Selv om Ingelise Pedersen og hendes kolleger har fået ny teknik og har testet
integrationen mellem ESDH og KMD Sag og KMD Boligstøtte, har de alligevel været
mere effektive.
’Vi har fået 320 nye boliger i Ringsted det sidste halve år, og selv om de selvfølgelig
ikke alle skal have boligstøtte, så har vi fået mere arbejde. Og vi har alligevel
fået det fra hånden til tiden, selv om vi ikke er flere medarbejdere,’ siger Ingelise Pedersen.

TIDSPLAN FOR RINGSTEDS PILOTPROJEKT

• Juli 2007 Personoverblik over åbne sager i KMD Sag sat i drift.
  Samtidig er standarden tilgængelig for alle kommuner og ESDH-leverandører.
• Medio 2008 Sammenkædning af sager og udveksling af hændelser
  mellem fagsystemet KMD Boligstøtte og ESDH-systemet Acadre fra
  Traen sættes i pilotdrift i Ringsted. Udvekslingen er på basis af IT- og
  Telestyrelsens standarder (OIOSI).
• Ultimo 2008 Sammenkædning
  af sager og udveksling af hændelser mellem KMD Boligstøtte og
  andre ESDH-systemer på basis af standarderne er klar til implementering
  i de første kommuner.

INTEGRATION PÅ TRE FRONTER

1. Klienthop, hvor man springer fra det ene system til det andet og automatisk har sagen med over i det andet system. Det sker typisk ved at overføre cpr-nummer. I dag indtaster kommunernes sagsbehandlere det samme cpr-nummer for hvert it-system, de skal bruge.
2. Synkron udveksling ved hjælp af webservice som for eksempel overblik over en persons sager i KMD Sag ved at klikke i ESDH-systemet.
3. Hvert system fortæller automatisk andre systemer, hvad der er sket i en given sag. Punkt 1 og 2 er gennemført. Punkt 3 bliver gennemført i løbet af 2008.

Comments