E-indkøb, en uopdaget guldgrube

Posted on juni 15, 2006
Filed Under Artikelarkiv, Jyllands-Posten

INDKØB De nye storkommuner kan spare op mod fem milliarder kroner ved at systematisere indkøbet ved hjælp af it. Flere virksomheder og offentlige institutioner er gået i gang, men problemet er at styre processen ude i afdelingerne.

Der er milliarder at spare ved at systematisere indkøbet i både virksomheder og offentlige institutioner – og bruge it til at styre processen. En ny rapport fra Rigsrevisionen peger på, at både staten, amterne og kommunerne kan høste store rabatter ved at overholde aftalerne om storindkøb og gå over til konsekvent elektronisk indkøb.

Bang og Olufsen køber ind digitalt, Supergros gør det, TDC gør det, Odense Kommune gør det, Det kongelige Teater gør det, Finansministeriet gør det. I det private har B&O scoret en gevinst på et tocifret millionbeløb og skåret antallet af leverandører ned fra 1.310 til 412. Til sammenligning kan de nye storkommuner spare op til fem milliarder gode skattekroner ved at systematisere og digitalisere deres indkøb.

Det viser en undersøgelse, som PA Consult har foretaget i samarbejde med Statens og Kommunernes Indkøb (SKI) og Dansk Indkøbs- og Logistik Forum (DILF).

Milliard-besparelse

»Det er mindst fem mia. kr. at spare på kommunale indkøb. Vores undersøgelser af de statslige indkøb viser, at det er realistisk at spare 10 pct. eller mere på indkøb, og det bliver store beløb,« bekræfter leder af den fællesoffentlige digitale taskforce, Lars Frelle-Petersen, der selv er placeret i Finansministeriet.

Han peger på, at staten er gået i gang med et fælles indkøbsprojekt. Forventningen er, at staten kan opnå store besparelser ved at få indkøberne på alle niveauer til at overholde de store indkøbsaftaler.

»Den offentlige sektor har også hentet administrative besparelser med elektronisk faktura, men vi mangler endnu at få digitaliseret ordreprocessen,« siger Lars Frelle-Petersen og erkender, at det kan være endnu sværere for kommunerne og amterne at systematisere indkøbet, fordi ansvaret traditionelt ligger ude i institutionerne.

Men det har Holstebro Kommune fundet en løsning på. Kommunen har købt et nyudviklet it-system, kaldet Proceskataloget fra EDB-gruppen, der giver overblik over kommunens indkøbsaftaler og styrer hele processen digitalt fra valg af leverandør, afgivelse af ordre og betaling af fakturaen.

»Vi forventer, at der er mange besparelser at hente. Først og fremmest fordi systemet skal sikre, at alle, der køber ind, bakker loyalt op om de indkøbsaftaler, vi har indgået med leverandørerne,« siger indkøbschef Wiktor Lange, Holstebro Kommune.

Han ser ikke bare it-systemet i sig selv som gevinsten, men den opbakning det kan give til kommunens aftaler, der er gevinsten. Hvis kommunens skoler, børnehaver, plejehjem og institutioner for eksempel køber kopipapir hos 10 forskellige leverandører, er det nærmest håbløst at få ordentlig rabat.

Det skal være nemt

»Det er altid en god ide at få sat strøm til administrationen, men det handler om at gøre det så nemt, at det er lettere end at tage telefonen og ringe til den lokale leverandør, man kender i forvejen,« understreger direktør Søren Vammen fra DILF.

Få tilladelse frem for tilgivelse

Der findes allerede flere digitale indkøbssystemer som for eksempel Gatetrade og Rakat, men problemet er, at de kun er et værktøj, ikke et styringsredskab, der giver kommunerne mulighed for at styre indkøbet. I Holstebros nye proceskatalog skal indkøberne direkte have tilladelse til at købe ind – og kommunen styrer centralt, hvor de må købe ind.

»Populært kan man sige, at hvor man tidligere var nødt til at bede om tilgivelse, så kommer man i dag ingen vegne uden tilladelse,« forklarer Kenny Munck fra EDB Gruppen med henvisning til, at traditionelt er varen som regel ankommet, når fakturaen når frem, og derfor har kommunens centrale indkøbere dårlige muligheder for at gribe ind i tide.

I Holstebro er Proceskataloget sat op til at arbejde sammen med Gatetrade, der blandt andet driver Den offentlige Indkøbsportal (DOIP), mens blandt andre Odense Kommune bruger Proceskataloget sammen med Rakat og allerede har hentet en gevinst på flere millioner kroner. I øvrigt giver Proceskataloget også mulighed for at købe ind hos mindre lokale leverandører uden forkromede it-systemer, hvis de ellers er godkendte af kommunen. It-systemet omdanner simpelthen den digitale bestilling til en telefax eller en e-mail og sender den til leverandøren – og bekræftelsen konverteres også den anden vej.

Fra alle sider forventes det, at de kommende storkommuner i højere grad vil professionalisere indkøbet og plukke en del af de lavthængende milliardfrugter, men der foreligger også en storstilet pædagogisk opgave.

»Vi har jo en høj grad af decentralt selvstyre, og det er let nok at købe et it-system, men langt sværere at få alle til at bruge det. Derfor ansætter vi nu en indkøbskonsulent, der skal hjælpe indkøberne ude i institutionerne på vej,« siger Wiktor Lange fra Holstebro.

erhverv@jp.dk

Fakta: Indkøb

Det offentlige køber ind for cirka 150 milliarder kroner om året.

En rabat på bare ti procent vil give en gevinst på 15 milliarder skattekroner.

Heraf køber staten selv ind for 27 milliarder kroner.

Sidste år købte det offentlige ind for syv milliarder kroner via de offentlige SKI-aftaler om storindkøb. Det er rekord.

Til gengæld stagnerede det offentlige internetkøb på Den Offentlige Indkøbs Portal, DOIP, i 2005

Kilde: Statens og Kommunernes Indkøb, SKI m. fl.

Comments