It: Garagesystemer slår de store
Posted on april 6, 2006
Filed Under Artikelarkiv, Jyllands-Posten
Flere myndigheder har med succes udviklet deres egne it-løsninger til elektronisk sagsstyring og dokumenthåndtering, esdh. Og de hjemmelavede garagesystemer klarer sig godt.
Skal den næste bil være en Ford, Peugeot, Folkevogn eller en specialdesignet fra den lokale maskinfabrik? I dag er ingen i tvivl: e mange små bilproducenter har for længst lukket og slukket og overgivet stafetten til de store koncerner.
Den samme tendens kan vi se indenfor store it-systemer til styring af økonomi, løn og den slags. Men der er stadig et åbent marked for systemer til elektronisk sagsstyring og dokumenthåndtering. De systemer, der skal digitalisere ringbind, sagsmapper og tusinder af charteks med løse A4-ark og gøre administrationen i virksomheder og offentlige virksomheder digital. Indenfor systemer til elektronisk sagsstyring og dokumenthåndtering, esdh, har små systemudviklere stadig en chance for at klemme en fod ind i markedet.
»Vi ville gerne have købt et standardsystem, men de var ikke velegnede til at løse opgaven med at journalisere tre til ottetusind dokumenter i en logisk mappestruktur på en sag. Dokumenterne kunne ikke flyttes uden en besværlig omjournalisering, ligesom det var umuligt at journalisere e-mails i bunker,« påpeger projektleder i Hovedstadens Udviklingsråd, HUR, Helle Martinussen som forklaring på, at HUR tilbage i 2001 valgte at udvikle deres eget esdh-system i samarbejde med softwarehuset Lector.
Akut problem
Systemet skulle løse et akut problem i HUR’s planlægningsafdeling. Den første version var klar i løbet af tre måneder og blev døbt Plandivisionens Midlertidige Sagsstyringssystem, PMS. Men kort efter er PMS fælles esdh-system for alle afdelinger i HUR og blev døbt om til eHUR, og den selvudviklede løsning har nu kørt uden nævneværdige problemer i mere end to år.
»Man behøver ikke ende med dyre analyser og købe dyre licenser. Vi har fået et system, der er tilpasset organisationen og nemt kan journalisere store sager og e-mails,« siger Helle Martinussen, mens hun understreger, at den store knast er organisationsændringerne, fordi esdh kræver, at de mange private ringbind på kontorer ryger ud, ligesom medarbejderne tvinges til at arbejde sammen på fælles sager og dokumenter.
eHUR er udviklet indenfor budgettet, det har kostet godt fire mio. kr. og lever op til lovens krav.
»De standardsystemer, vi kiggede på tilbage i 2001, ville koste det samme, og så skulle vi alligevel ud og lave en overbygning, der kunne leve op til vores behov,« forklarer HUR’s projektleder.
Konfirmationsalderen
Også Ringkøbing og Århus Amt har gennem de seneste år udviklet deres eget esdh-system, SBSYS. Esdh-markedet er stadig åbent, og systemerne er endnu ikke fuldmodne – nok snarere i konfirmationsalderen. Derfor tøver eksperterne også med direkte at vælge mellem egenudvikling og standardløsninger.
»Jeg vil ikke entydigt anbefale det ene eller det andet. Det afhænger hver gang af virksomheden eller institutionen og den risikovurdering, de lægger til grund,« siger seniorkonsulent Per Andreasen fra Devoteam.
Han peger på, at esdh er noget mere kompliceret end for eksempel officeprogrammer, fordi esdh altid skal tilpasses den enkelte organisation og de principper, de har for administration og deling af dokumenter.
Skæbnen for HUR’s eget eHUR-system er uvis, når HUR lukker til nytår som et led i kommunalreformen, men måske flytter systemet med over i Sjællands Trafikselskab. I den nye Region Midt, der foruden Ringkøbing og Århus også omfatter Viborg Amt, peger strømpilen, så vidt Morgenavisen Jyllands-Posten erfarer, meget kraftigt mod det selvudviklede SBSYS-system. Men beslutningen er endnu ikke taget, og konkurrenten er et standardsystem fra en af de store it-leverandører.
»SBSYS er bestemt en af kandidaterne og med i opløbet. Men vi må vente. I løbet af den næste måned kommer arbejdsgruppen med en indstilling,« siger it-chef i Region Midt, Jens Peder Rasmussen, diplomatisk.
Fakta: Esdh
Elektronisk sagsstyring og dokumenthåndtering, esdh, erstatter populært sagt breve, ringbind, sagsmapper, dokumenter og alskens andre papirgange i både private og offentlige kontorer.
Med esdh ligger alle dokumenter digitalt på en fælles server, så alle medarbejdere kan arbejde på dem uafhængigt af hinanden. Som et led i digitaliseringen arbejder alle offentlige myndigheder på at skrotte alt papir og gå over til esdh.
Billedtekst: GODE ERFARINGER – Helle Martinussen, projektleder i Hovedstadens Udviklingsråd, har haft gode erfaringer med den hjemmestrikkede it-løsning.Foto: MIK ESKESTAD Flere myndigheder har med succes
Comments
Leave a Reply